5种更有效的智慧工作方式

如果您是大学生或商人,那么您很有可能已经知道通常的窍门,那就是更聪明而不是更努力地工作。 这包括有效地管理时间,定期休息以及获得充足的休息和睡眠。 当然,它们是很好的建议,但在忙碌的一天中,除了您已经在做的事情之外,还有很多其他事情。

如果您已经在使用这些策略,但仍然忙于完成任务,那么一天之内就无法完成任务,那么您来对地方了。 以下是提高生产力的5种超有效方法 (您可能不知道这些!)。

整理您的待办事项清单。

因此,您将要进行一个需要在3天之内完成的大型项目。 您的思维正在与不同的想法赛跑,想知道从哪里开始以及您需要做什么才能按时完成。 因此,您最终创建了一个相当庞大的待办事项清单。

这种待办事项列表的问题在于,它们最终不但使您无法满足需要做的事情,反而使您不知所措,从而阻碍了您的工作效率。 多任务处理并不总是很糟糕,但是它经常会提示您将精力投入到并非真正重要或紧迫的任务上。

考虑“修剪脂肪”,并根据任务的重要性,紧迫性和复杂性,在一天之内列出至少5项任务,使您的任务清单更加精简。 避免多任务处理-一次专注于一项任务。 完成后,您可以继续执行下一个不太关键的任务。 这样,您会感到不那么焦虑,更有效率。

这些任务应该与目标相关,无论您是在家还是在办公室,都必须在早晨做第一件事。 因为如果您将这些任务留给以后使用,则很可能您会全神贯注于其他事情,而实际上没有时间去做。 通过在一天一开始就让他们摆脱困境,其他所有事情似乎都很容易实现。

确定任务的优先级和委派。

在进行工作时,您可以从著名的帕累托原理中受益: 80%的影响来自20%的原因 。 通过确定一天中最重要的任务(20%),您可以将时间和精力(80%)用于这些任务。 消除所有不重要的活动,避免浪费时间来完善它们。

尽可能将不太重要的任务委派给可以为您完成任务的人员。 然后,根据优先级列出您自己的任务。 如果可以在半小时内完成,请尽快进行。 如果需要花费更多时间来完成,请安排它们并确定优先级。 配合有效的时间管理,您可以更聪明地工作,而不是更努力。

学习自动化

厌倦了执行平凡的重复性任务? 考虑将它们自动化。 为此,您可以每周列出一次您经常执行的所有任务。 然后,借助技术的力量,借助应用程序或创建自己的应用程序来使它们自动化-以可行的方式!

人们经常面临的一项常见的重复性任务是处理电子邮件。 根据卡尔顿大学(Carleton University)于2017年进行的一项研究,一名“典型”知识工作者平均每周在工作中花费11.7个小时在工作中处理电子邮件,在家中花费5.3个小时处理电子邮件。 那大约是他们每周工作的三分之一! 为了帮助您节省处理电子邮件的时间,您可以遵循一些Gmail技巧来提高工作效率,例如使用键盘快捷键和试验收件箱配置。 有了这些,您可以节省一些宝贵的时间来处理大量电子邮件。

即使是小型自动化也可以发挥巨大作用。 例如,如果您经常需要进行演示和站立会议,则可以创建自己的模板,然后再使用它们。 请记住,自动化程度越高,您就可以将更多的时间投入到创造性和生产性任务上。

知道什么时候该走开。

虽然听起来可能违反直觉,但学会摆脱复杂的任务实际上可以帮助提高生产率。 通过休息,您可以立即将自己从压力大的工作环境中解脱出来,从而避免使自己筋疲力尽。

如果您正在处理一个复杂的问题,即使您有意识的头脑试图休息一下,您的潜意识仍然会继续解决它。 这就是我们有时会遇到“ Eureka!”时刻的原因,即您突然想到解决方案的那一刻,即使您没有考虑它。

因此,给您的大脑一些时间来“追赶”,以便您回来时感到神清气爽,更加精神充沛,并准备好承担这项任务。

拥抱自己的优点和缺点。

没有人比你更了解你。 您有自己的优点和缺点,一种或另一种方式,它们会影响您处理工作的方式。 通过进行您认为自己擅长的更多活动,然后远离那些会降低生产率的活动,来学会拥抱。

同样,避免多任务处理,如果可能,请委派或与可以承担您最薄弱环节负担的人合作。 这样,您就可以将更多的时间花费在最擅长的方面。