您是否发现自己需要优化团队绩效，但时间紧迫？ 是否需要快速的结果并且负担不起像西格玛（Six Sigma）这样的正式过程改进项目？ 您是否考虑过聘请系统优化顾问来帮助您，但这使您眼前一亮？
寻找时间和金钱进行正式的流程改进和系统优化工作是一个巨大的挑战。 它不仅耗费您时间，而且还耗费您要改进的系统和流程中的每个人的时间。 正式项目可能需要数月的会议，分析和构建解决方案以解决所发现的问题。
费用也可能很快增加。 薪水供每个人从事该项目，如果您雇用任何外部帮助，您将为好人支付每小时250美元的费用。
认证人员很贵！
是的，它们是，但是事实是，您不需要花哨的证书就可以在组织的生产力，效率和有效性方面取得真正的，有意义的收益。 我说这家公司拥有两项备受推崇和备受追捧的认证，即精益六西格玛黑带和PMP（项目管理专业人员）。
我不后悔获得这些认证。 他们帮助我将过程改进和项目管理理解到没有它们就无法达到的水平。 如果您想成为过程改进和系统优化专家，请通过认证。
但是，如果您想在业务上进行有意义的改进并改善系统优化，则无需花费时间，就可以自己学习基础知识，而无需花费高昂的顾问费用就能出色地完成工作。
为什么会存在这些认证？
首先，认证会带来某种“合法性”。 良好的认证（通常）表示投入的时间和通过考试所需的基础知识。 例如，一个人必须以项目经理的身份工作3500小时，然后才能参加PMP考试。
话虽如此，许多要求可能是“伪造的”，通过测试有时更多的是要知道如何参加测试，而不是真正了解材料。 我遇到了不止一位认证专家，他们承认没有要求的时间，并用虚假信息填写了申请表。 申请人通常是随机审核的，并非所有人都接受审核。 即使发生这种情况，将好友列出为可以“验证”您的工作经验的联系人也可以很好地工作。
最终，即使是合法地获得这些认证，也比书本智能更重要，而不是街头智能-我在过程改进，系统优化和项目管理方面认识的一些最佳从业人员没有学位，也没有认证。
这些认证存在的另一个原因是为了证明专业人员的高昂费用。 这些认证伴随着多年来通过聪明的营销创造的价值幻觉。 大型组织发布了案例研究，说明拥有认证的专业人员如何表现更好，做得更多，带来更多价值等，以便他们“物有所值”。
那些获得认证的人通过反省有关认证提供者为其配备的工作的价值和工作复杂性的营销信息，捍卫他们决定投入时间和金钱的决定。
认证还会造成进入障碍，要克服这一障碍既困难又耗时。 如果您现在需要对系统进行优化，那么您就没有时间花一年的时间来获得认证。
正式项目时间太长
随着技术已成为我们所做工作的重要组成部分，业务已朝着成为成功的关键要素的速度迈进。 这包括能够快速评估组织中的生产力，效率和有效性问题，并能够及时解决这些问题。
有了正式的方法论，整个项目可能要花费数月才能看到收益。 我执行的最长的正式的六西格码（Six Sigma）项目花了14个月才能完成，在那六个月的前六个月中，对组织没有任何好处。 即使是短暂的项目也需要4-6个月的时间，直到项目完成½为止没有任何收益。
为什么这些项目需要这么长时间？ 首先，一个正式的项目需要对系统/过程的每个部分进行详细的文档记录。 每个输入，输出，过程步骤，潜在的故障，风险等。不仅是文档，而且还包括每个部分的分析。 通过统计数据确定每个小部分对整体的影响，从而确定哪些部分对系统的影响最大。
如果您不知道系统如何工作，并且对项目中涉及的每个人都完全陌生，那么这可能是有用的工作，但事实是，已经有很多参与该系统的人非常了解它。 他们通常可以告诉您发生了什么问题以及在系统优化上花了哪些精力，而无需花几天和几周的时间进行事实收集和分析。
其次，这些正式流程具有许多内置的手续和官僚机构。尽管每个组织都有所不同，但它们通常具有在每个项目中都必须使用的一些必需工具。 其中一些工具（例如故障模式和影响分析（FMEA））可能需要数周才能完成。 他们的网关也需要数小时甚至数天的准备，以确保遵循“方法论”，并且该项目已准备好进入下一阶段。 由于这些项目通常需要更长的时间，因此也意味着要花更多的时间在项目间接费用活动上，例如状态报告。
第三，这些项目通常还需要进行大量的论证工作，以向企业表明，他们通过将大量时间和精力投入到这个巨大的项目中而获得了价值。 根据我的经验，可以像大多数事物一样使用正确的数字和旋转来操纵这些合理性练习，它们通常在项目结束时完成！ 最后完成它们意味着您无法真正更改任何项目或使项目时间倒退，因此即使您无法旋转项目以显示出积极的成果，也无法采取任何措施来修复项目，因为项目已经结束。
如何优化系统和流程
问题仍然存在–在不使用正式方法的情况下，如何优化系统？
虽然遵循正式的改进计划可能会让您寻求更多的价值，但是采用更简单，更快速的方法可以以更少的时间和精力获得80-90％的价值（帕累托原理有人吗？）
这是一个循序渐进的指南，您可以使用它自己进行系统优化，从而获得巨大的价值，而无需认证或顾问。
一次服用
当人们开始致力于提高生产力，效率和有效性时，他们往往想立即做所有事情。 “所有系统和所有过程都需要帮助，所以让我们全部修复！！”虽然修复所有目标是一个伟大的目标，但最好一次集中精力。
为了以可管理，高效且高效的方式进行此操作，请对组织中的所有系统进行高层次的研究。 将系统一词视为您所做的任何事情，而不仅仅是技术。 您在组织中要做的6到12件事是什么？ 例如，假设您正在经营一家服装零售店。 您的系统可能看起来像这样–
- 每日开店
- 收货
- 库存销售楼层
- 卖给客户
- 每日商店关闭
- 清洁店
- 每周时间表管理
- 每周特价销售管理
在开始任何事情之前，您需要先确定要使用的系统。 从哪里开始真正取决于您，但是请考虑哪个系统总体上花费最多的时间或导致最多的问题/返工。
人们通常知道问题出在哪里
在正式项目中花费的一部分时间是试图以一种非常科学的方式来理解系统的每个小部分的每个可能的问题。 这样做是为了确保不会丢失任何内容，并且以后不会发生任何意外。 这样做是为了让团队专注于要修复的“科学证明”正确的事情，并消除难题中潜在的偏见或误解。
在执行的许多项目中，我看到的是，实际上，人们通常对大问题所在有一个好主意。 通过聆听那些已经了解系统或流程的人员，您将能够有效地找出导致问题的问题的根本原因。
通常有明确的指标指示您应该在哪些方面进行系统优化，而无需进行大量的深入分析练习。
与与系统进行交互的人员，是系统的客户，已构建系统或具有任何其他类型的系统参与人员的对话。 向他们询问有效的方法和无效的方法。 如果可能，让他们向您展示他们认为问题出在哪里。 通过花几个小时与人们交谈并了解他们的经验，您将很好地理解80-90％的位置可以减少工作量。
从我们的零售商店示例中，与接收货件的员工交谈，了解货件的运送过程，遇到的问题，使它们减速的原因等。他们可以告诉您在哪里看到问题，在哪里感到沮丧，在哪里浪费时间等，而无需进行正式审查。
对组织中的每个系统执行此操作，然后确定哪个系统最有改进的机会，并开始对该系统进行系统优化。
灯光文档
如果尚未完成，请将该过程记在纸上。 这不必是精美的流程图或泳道图。 就像打开Word或Google文档并一次写出一个步骤一样简单。 这将有助于组织有关如何改进事情的后续讨论，并有助于解决问题出在哪里/如何出问题。 继续我们的零售示例，我们可能会记录这样的收货流程–
- 交货安排在特定的时间和日期
- 送货卡车司机出现并敲响后铃
- 销售人员决定谁留在销售地板上以及谁在接听门
- 回答门的人将卡车卸到后厅入口
- 卡车司机完成文书工作
- 卡车司机将文书工作交给带来商品的营业员
- 销售人员将商品从后台进入到适当的货架上
- 营业员返回营业厅
这是一个简单的示例，此处没有正确的步骤数，但请尝试与步骤的详细程度保持一致（不要使某些步骤过于详细，而另一些则不要太高级）。
了解人们在哪里花时间
概述了步骤之后，您可以以此为指导与团队讨论机会领域以及他们如何度过时间。 以此为契机，讨论挑战，延误或员工认为可以进行改进以优化系统的领域。
您可能还会考虑让员工跟踪自己在每个步骤上花费的时间，方法是使用诸如Time Doctor或Rescue Time之类的用于跟踪时间的软件，或者仅使用Excel或Google电子表格。 这将提供一些数据，这些数据可用于讨论实际花费多长时间，并将其与应该花费多长时间进行比较。
专注于系统的关键输入和输出
在查看系统时，请考虑每个步骤的输入和输出。 您在正确的时间拥有正确的事物吗？
这是一个机会领域，经常会出现各种规模的系统。 某些步骤需要先前步骤的输入，但是它们并不总是按时或以正确的顺序到达，从而在整个系统中造成问题和延迟。
例如，在零售示例中，我们需要完成文书工作。 需要完成该文书工作的输入-运送详细信息，物品数量，物品类型，交货时间等。如果所运送物品的详细信息不完整，驾驶员必须花时间打开盒子并计数项目，这是过程中的额外时间，可以通过改进驱动程序的信息来节省。
狠狠地消除非增值步骤
当您查看系统中的步骤时，会寻找机会删除不会为付费客户增加价值的步骤。 重要的部分是“付款客户”，而不是组织客户内部的。
如果您所做的事情是客户不会支付的额外费用，则您是在花费时间（即金钱）做些没有回报的事情。
尽管您可能会发现该活动的内部价值，但该附加活动为您的竞争提供了节省金钱并提供价格较低产品的机会。
一些非增值的常见步骤包括任何类型的返工（第一次做的事情不正确，需要重做），任何类型的工作审查（检查是否做得正确）以及任何报告类型（对于内部使用可能很重要，但是客户不会为产品支付更多费用，因为您花费了大量时间/金钱在系统中构建内部报告）。
您应尝试删除任何不增加客户价值的步骤。 如果您无法删除它们，请尝试尽可能减少它们，或者可以选择外包。
您不能总是消除系统中所有非增值步骤。 例如，如果您需要生成报告以供政府机构遵守，则即使客户不会为此支付额外费用，您也无法删除该步骤。
尽可能自动化
在评估系统时，请寻找机会尽可能地自动执行步骤。 自动化将加快工作速度，减少任何系统中的错误数量，并且还可能降低您的运营成本。
技术上的自动化是您有效扩展业务的唯一途径。 简而言之，如果不雇用更多人，人们就无法扩大规模。 一天只有几个小时，人们只能工作很长时间，直到他们变得疲倦，需要吃饭，需要睡觉等。技术没有这些需求，并且可以全天候工作。 如果您真的想扩大规模，那么自动化策略对于实现这一目标至关重要。
管理和跟踪变更
在对系统实施更改后，请考虑如何跟踪这些更改以确保更改得以保留。 更改系统并随着时间的流逝使人们恢复原来的习惯是很常见的。 在更改成为新习惯之前，需要有意识的努力来加强您所做的更改。
遵循这些步骤将使您在系统优化和流程改进方面取得长足进步，而无需雇用高价顾问来为您完成工作。
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