创建适合您的日历模板

您是否在网上找到了漂亮的模板,或者要自定义Google日历? 您可以按照以下方法创建适用于特定组织,时间管理和生产力需求的日历模板。

为正确的情况选择正确的模板。

首先是第一件事。 花点时间考虑一下如何以及如何使用日历模板。 以下是一些想法,可帮助您开始使用Vertex42上的Jim Wittwer:

  • 您只需要一个日历作为参考即可快速检查日期和议程。
  • 跟踪组或组织的每日,每周或每月事件,例如内容日历。
  • 帮助您跟踪生日,假期和重要事件(例如会议)。
  • 显示和与您的团队或家人共享工作或轮班时间表。
  • 使用日历作为每日清单。
  • 显示数据和其他相关信息,例如有关您第一次遇到的客户的注释。
  • 通过显示每日报价来利用您的日历作为灵感。
  • 帮助您计划和跟踪健康习惯,例如计划饮食和跟踪饮食。
  • 通过汇总计划来保持工作或生活的有条理,例如每周小组或家庭计划者。
  • 协助您轻松安排活动,约会和提醒。

选择最适合您的流程和团队的格式。

在考虑了需要哪种模板之后,就该选择最适合您需求的最佳格式了。 例如,如果您想为您的家庭创建一个每周计划者,则可以选择打印出一个简单的家庭计划者模板并将其放置在冰箱上,或使用Cozi之类的应用程序。

如果要创建内容日历,则可以使用Excel,Google表格或CoSchedule之类的应用程序,以便为要制作的各种类型的内容提供不同的选项卡。 要将会议或约会添加到日历中,可以使用日历之类的工具。

不要忘记找到一种桌面和移动设备都可以访问的格式。 这样,无论您与谁共享日历,无论他们使用什么设备,都可以随时随地查看或编辑日历。

最终,您需要考虑最适合您的团队,流程,目的和总体目标的格式。

尝试几种不同的格式以查看哪种格式最适合您,这没有什么坏处。

创建一个新的日历。

确切的过程会有所不同,具体取决于您为日历模板选择的格式。 例如,如果您使用的是Google日历,则只需单击“我的日历”,然后单击“向下箭头”,然后选择“创建新日历”选项即可开始使用。 如果您使用的是MS Office,则将转到“文件”“新建”,“内置”“日历”,然后单击要使用的日历样式。

将重要的日期和数据添加到您的日历中。

创建日历模板时,您将要开始插入重要的详细信息,日期和截止日期。 例如,您可以与团队安排项目,信息共享,协作,决策和创新会议,以提高生产力。

如果您希望使用日历模板来保持团队为即将进行的项目的井井有条,那么您将包括日期和提醒,以说明到期日,截止日期,可用资源以及任何其他可帮助团队按时完成项目的相关细节。

计划您的日,周,月和年的技巧。

在将内容添加到日历模板时,变得很混乱。 为了使您的日历保持整洁有序,请按照以下方法来计划您的日,周,月甚至年。

计划您的一天。

在计划您的一天时,请确保您有一个早上的例行练习,以右脚开始。 这个程序对于每个人都会有所不同。 成功的早晨套路通常包括在其他所有人之前醒来,锻炼,阅读,反射和吃健康的早餐。

例行早餐后,您应该计划吃“青蛙”。这不是字面意思。 “青蛙”是您一天中最具挑战性或最重要的任务。 当您拥有最大的精力和精力时,请握紧拳头。

不要忘记抽出时间集中精力,查看电子邮件并吃午餐。 当您奔跑或狂奔时,很容易忘记吃适当的午餐。

计划您的一周。

至于您的一周-计划一个“不开会”的日子。 这是一周中的一天,您不主持或参加任何形式的会议。 这样,您可以整天专注于更紧迫的事情,例如如何适当地扩展业务。

不要对每个请求都自动说“是”。 如果您有这种习惯-您会注意到您将整周都花在别人的优先事项上,而不是您自己的项目上。 这是德里克·西弗斯(Derek Sivers)的“生存准则”- 如果您不对某些事情说“ Hell YEAH!”,请说“不”。

确保安排时间记住自己的长期目标。 最简单的方法是将每周的项目和任务与已建立的较大目标联系在一起。 例如,如果您想成为App Store上下载次数最多的应用,那么您将向用户发送电子邮件,要求他们留下5星级评论。 这将提高品牌知名度-推出最受要求的功能-一次更改时间表即可完成您的目标。

规划您的月份。

这类似于将每周任务与更大的目标捆绑在一起。

在每个月初确定几个月度目标。 四个一会儿-保持四个目标不变。 每周安排可以帮助您实现这些目标的任务。

不要忘记考虑可能影响您的日程安排的假期和休假以及紧急情况。

计划您的一年。

当日历翻到新的一年时,请考虑一下大局,主要是要实现的具体目标。 我将使用OKR(目标和关键结果)来帮助您确定这些年度目标。

完成后,将其分解为较小的季度目标,然后将每月目标包含包含要完成这些目标所需完成的5-10个任务。

实施一致的颜色编码方案。

颜色编码系统使您和您的团队可以快速识别已添加到日历中的内容。 您可以按照自己的喜好对日历进行颜色编码。 它只是需要保持一致,并且只是为了防止任何混淆。

首先,请确保每个利益相关者都同意并知道哪种颜色代表哪些内容。 例如,红色代表团队会议。

之后,考虑一下如何使用颜色编码方案。 这可以是按主题,活动,渠道,任务甚至团队成员进行的。 当然,您也可以开发自己的颜色代码方案来满足您的确切需求。

定期评估您的日历模板。

最后,经常评估您的日历。 那是因为你的生活在不断发展。

例如,为一年一度的网络活动安排时间可能已经工作了-也许您不再有时间或没有这些需要。 此外,当您刚启动启动并需要内容日历时,Excel模板可能就非常完美。 现在-也许您有一个庞大的团队,需要一些更强大的工具,例如Trello等项目管理工具。