如何在SharePoint上标准化项目:项目任务

这是一个由四部分组成的系列文章的第三部分,该系列文章使用BrightWork的免费SharePoint项目管理模板来标准化项目。 赶上前面的文章,这些文章讨论了 项目声明 项目文档

有了项目声明和项目文档,您的项目将具有一个强大而一致的起点。 现在是时候解决项目任务了,即您将如何实现项目目标!

下载免费的SharePoint项目管理模板,只需单击几下即可标准化您的项目!

项目任务充当通往项目终点的路径。 不幸的是,由于对我们的时间和注意力的竞争需求如此之多,重要的任务很容易掉到路旁,导致延误。

在本文中,我将建议一种使用BrightWork上的免费SharePoint项目管理模板来管理项目任务的实用方法。*了解有关如何计划和确定项目任务优先级以及如何跟踪项目站点中任务的更多信息。

什么是项目任务?

简而言之,任务是提供所需结果的分步说明。 没有任务,项目只是关于目标的模糊概念。

如果您正在管理一个用于创建新公司网站的项目,则首先要将目标(一个新网站)分解为一系列步骤,例如创建新设计,编写内容和采购图像。

任务管理是从头到尾管理任务的过程,包括所有者,时间表,预算,优先级和问题。

任务可以是个人任务或专业任务,也可以是个人或团队执行的任务。

无论任务的类型或大小如何,任务对于时间管理和有效的工作方式都是必不可少的。

创建任务列表会将您的工作负载集中到一处。 这将使您能够确定工作的优先级,以便您始终知道该做什么以及何时进行。 稍后将看到,您可以使用软件向任务添加清晰的细节和相关文件。 轻松访问此信息将节省时间并改善协作!

如何分7个步骤计划项目任务

以下是计划项目任务的建议过程。 随意尝试这种方法以适合您的团队和项目!

1.确定目标

如上所述,一个不错的起点是最终目标并向后努力。

花大约20分钟的时间思考实现目标所需的条件。 在这次头脑风暴期间,不必太担心任务的顺序; 目的仅仅是列出尽可能多的项目。

2.创建子任务

接下来,查看您的列表以识别应该分解为子任务甚至单独任务的所有大型任务。

“为您的网站编写新内容”是一项非常艰巨的任务,太大而无法有效解决。 将任务分为以下子任务:

  • 查看现有副本并建议修改。
  • 采访主要利益相关者。
  • 写第一稿。
  • 获取团队反馈。
  • 更新并要求更多反馈。

在这种情况下,任务仍然过于笼统,应细分为新网站的特定区域,例如,主页和支持页面。

确定您的任务是否应该进一步分解的一个好方法是写1-2个描述任务的句子。 如果需要更多句子,则应添加子任务。

3.描述你的任务

请记住,任务是项目交付的机制。 为了使每个人都在同一页面上并以一致的方式工作,请与您的团队建立标准的任务创建方法。

需要考虑的一些细节包括:

  • 任务名称
  • 优先级(高,正常,低)
  • 状态
  • 分配给
  • 描述
  • 开始日期
  • 完成日期。

正如您将在下面看到的那样,免费的SharePoint项目管理模板中的任务表单使输入此信息和跟踪任务进度变得容易。

在此阶段,您可能对任务的估计不够了解。 以过去的经验为基准,为新的或不熟悉的任务增加时间。 团队和利益相关者将在步骤7中审查时间。

4.寻找依赖

使用以上信息,查找依赖于另一个任务的任务。

一个很好的例子是,在开发人员可以构建新页面之前,必须完成新网站主页的设计。 反过来,在开发人员完成任务之前,营销团队无法将内容添加到新页面。

关键是要确定应从一个人或一个团队移交给项目的另一部分的内容; 否则,您的时间表将是不现实的。

5.优先

随着任务变得更加清晰,您可以按优先级排列工作顺序以按期完成任务,并避免由于任务依赖性而导致的问题。

优先级排序要求您按重要性或紧迫性对项目任务进行排名。 这将帮助您在添加里程碑和创建时间表之前确定重要和紧迫的事情(有所不同!)。

有多种方式确定项目任务的优先级,例如:

  • 帕累托原理 ,认为我们从2​​0%的工作中获得80%的结果。 查找将带来显著成果的高价值项目任务,并专注于这些任务。
  • 艾森豪威尔决策矩阵,一种区分重要工作和紧急工作的方法。 将任务分为四个象限:执行,决定,委托和删除。
  • ACB方法 ,一种为任务分配值的简单方法。 A通常是高价值,必须完成且必须约定期限的任务。 B是中等价值的应做任务。 C表示低价值的“好做”任务。

当您确定任务优先级时,值得记住的是计划将会改变。 项目开始后,您将需要在需要时保持灵活性,同时还要专注于重要任务。

6.分组里程碑

里程碑是一组任务,这些任务将交付项目的关键部分。

以网站项目为例,第一个关键里程碑可能是使用新设计和新内容在演示站点上构建主页。 这将使您更好地了解新的网站体验以及如何进行后续工作。

里程碑是项目中的检查点,是从日常工作中退后一步,专注于全局的机会。 里程碑是项目跟踪和报告的关键。

7.获得反馈

要求团队和利益相关者对您建议的任务清单的反馈。 估算准确吗? 每个任务有意义吗? 你错过了什么吗?

根据需要更新任务。

有了优先任务列表和项目里程碑,现在该是分配任务并开始工作的时候了! 在下一节中,我将向您展示如何使用免费的SharePoint项目管理模板来管理任务。

如何使用SharePoint管理项目任务

下载并安装免费模板后,启动项目站点。

单击下面突出显示的图块以开始向团队分配任务。

免费模板包括一个预填充的任务和子任务列表,以帮助您启动,计划,工作,跟踪和重新计划项目。

添加新任务

有两种方法可以将任务添加到列表中。

首先,单击上方的“添加任务”图块或快速启动中的“项目任务”链接以打开任务列表。 选择“新任务”以打开编辑对话框。 填写表格并保存。

其次,您还可以对任务列表进行批量编辑,例如,更改任务所有者或状态。 打开任务列表,然后单击“编辑此列表”以打开数据表视图。

接下来,更新您要更改的第一个任务。 将这些更新向下拖动到相关任务,然后选择“停止编辑此列表”以保存您的编辑。

创建一个子任务

要创建子任务,请选择“编辑此列表”,然后单击该任务以打开编辑菜单。 选择“创建子任务”并添加相关详细信息。

单击“停止编辑此列表”以保存任务。

项目时间表

如您在上面的屏幕截图中所见,您可以在时间轴上添加或删除任务。 项目时间表显示在项目主页上和任务列表上方。

这是一种非常直观的时间表,可确保团队中的工作负载平衡,这是一种非常有用的方法。

要将时间线显示为甘特图,请在项目主页上单击“项目进度表”。

项目任务跟踪

有几种方法可以跟踪和管理SharePoint网站中的项目任务。

  • “我的工作”报告是分配给已登录用户的工作列表。 团队成员可以使用此“我的工作”报告来查找,执行和更新他们的工作。 该报告位于您网站左侧菜单的“执行和控制”下(快速启动)。
  • “工作”报告与“我的工作”报告非常相似,不同之处在于它显示了整个项目中的所有工作。 这意味着您可以轻松地检查过期,即将到期的工作,未完成的工作,已关闭的工作以及未分配的工作。 该报告位于快速启动的“执行和控制”下。
  • 关键项目指标图块“按状态列出的任务”图表在主页上提供了有关项目任务的简要信息。
  • 在项目主页上也可以找到“ 过期项”,它可以选择深入了解更多细节,从而帮助您解决以后的任务。

SharePoint项目网站中按状态图执行的任务

图片信用

*您需要成为网站集管理员才能实施本文中的步骤。 免费模板适用于SharePoint 2010、2013、2016、2019和SharePoint Online。